Conditions générales de mise à disposition des cartes carburant du Group Gilops – Uhoda

Entre

Gilops Group, dont le siège social est établi Rue du Dossay, 2 à 4020 Wandre,
enregistrée à la Banque-carrefour des entreprises sous le numéro BE0402.942.057 et représentée par Monsieur Frédérique Loverix, ci-après dénommée « Gilops Group »

ET

LE CLIENT

Ci-après désignés conjointement « les Parties » et individuellement « la Partie »
Il est exposé ce qui suit :

Gilops Group est une société qui :

– propose des services de mobilité innovants ;
– commercialise des Cartes carburant multimarque, ci-après dénommées Carte(s).
– grâce à la Carte, Gilops Group permet aux entreprises et professionnels (d’offrir à leur personnel la possibilité) de faire le plein dans un Réseau de Stations Service et de marques en Belgique avec lesquelles Gilops Group a conclu un accord d’acceptation de la Carte ;

Article introductif : définitions
« Carte » : Les Cartes UMY sont pourvues d‘une bande magnétique pour vos transactions en carburant fossile et d’une puce RFID pour vos charges électriques. Ces Cartes sont émises par Gilops Group à l’attention d’un Client et/ou d’un Utilisateur et ayant pour but l’achat d’un Produit dans le Réseau de Stations-Service qui acceptent ces Cartes.
« Contrat » : le présent Contrat relatif au carburant, ainsi qu’à l’Offre.
« Offre » : les dispositions commerciales fixées avec un Client en ce qui concerne l’utilisation d’une ou de plusieurs Cartes.
« Client » : la personne ou la société avec laquelle Gilops Group a conclu un Contrat et pour laquelle Gilops Group gère un compte : il s’agit de tous les travailleurs, sous-traitants ou de toute autre personne agissant pour le compte du Client ou sous son autorité.
« Utilisateur(s) » : le ou les Utilisateurs finaux, le ou les titulaires de la Carte, chez le Client.
« Gestionnaire » : la personne qui contrôle la ou les Carte(s) et son ou ses Utilisateurs au nom d’un Client.
« Station » : une Station-Service ou Station de recharge agréée qui est reprise en tant que telle dans le Réseau, ce dernier étant susceptible d’être modifié.
« Réseau » : le Réseau de Stations-Service acceptant la Carte.
« Limite » : le montant maximum, exprimé en euros, que Gilops Group peut accorder à un Client, à savoir la limite pour l’achat de Produits à crédit, ces achats étant autorisés avec n’importe quelle Carte.
« Code(s) PIN(s) » : Personal Identity Number, le numéro d’identification personnel attribué à chaque Carte et à introduire dans le terminal de paiement lors de chaque transaction. Ce Code PIN peut-être modifié par le client via une plateforme dédiée.
« Produit(s) » : les Produits pouvant être achetés grâce à la Carte dans une Station appartenant au Réseau, à savoir les essences, le diesel, le GPL, le GNC, le CNG, le LPG, l’AdBlue.
« Réduction » : la Réduction contractuelle autorisée sur le prix officiel TVA comprise, fixé par le SPF Économie, du jour de l’achat.

Article 1 – Objet du contrat

Le présent Contrat fixe les conditions dans lesquelles la Carte émise par Gilops Group est mise à la disposition du Client. Gilops Group ne peut garantir la disponibilité d’un Produit ou de tous les Produits dans une Station particulière.

Article 2 – Conditions relatives à la remise, à l’activation et à la perte de la Carte

2.1. Après vérification de la situation financière du Client et la signature du Contrat par les Parties, Gilops Group enverra au Client la ou les Carte(s) commandée(s) via la poste. Dès réception l’avis de réception des Cartes les Cartes seront activées (pendant les heures de bureau) ensuite le client pourra choisir sont Code PIN soit en nous envoyant un mail avec les codes désirés en mentionnant bien les numéros de Cartes conrespondants, soit via une plate-forme mise à sa disposition.

2.2. Gilops Group se réserve le droit, après analyse de la situation financière du Client, de refuser d’entamer une relation avec le Client. Outre le refus et afin d’accepter une demande, Gilops Group est en droit de demander une garantie financière. Cette garantie peut prendre différentes formes : versement d’une caution, caution solidaire, garantie bancaire, garantie d’une société mère.
Elle peut être revue pendant la durée du Contrat. En aucun cas, Gilops Group ne doit justifier ses décisions relatives à la solvabilité du Client.

2.3. En cas de perte ou de vol d’une Carte, l’Utilisateur et/ou le Client bloquera immédiatement la Carte soit en contactant Gilops Group pendant les heures de bureau, soit via la plateforme mise à sa disposition. Attention, les modifications ou demandes faites via la plateforme sont 24h ouvarble après le demande. Gilops Group ne pourra, en aucun cas, être tenue responsable des opérations effectuées entre le moment de la perte ou du vol de la Carte et sa déclaration par le Client ou l’Utilisateur et le moment du blocage de la Carte. Le Client et/ou l’Utilisateur ne peut, à aucun moment, être exonéré de sa responsabilité s’il peut être prouvé que selon toute vraisemblance :
• l’Utilisateur a remis la Carte à une personne non autorisée  ou
• la perte de la Carte est imputable à une négligence grave de la part de l’Utilisateur  ou
• l’Utilisateur n’a pas respecté la demande de Gilops Group de lui restituer la Carte  ou
• l’Utilisateur n’a pas respecté les conditions du présent Contrat.
Lorsqu’un Client et/ou un Utilisateur retrouve une Carte prétendument perdue ou volée, il doit la restituer immédiatement à Gilops Group.
En cas de soupçons ou de pratiques illégales et/ou frauduleuses avérées, Gilops Group déposera plainte à la police et coopérera pleinement à l’enquête (judiciaire).
En outre, Gilops Group fournira à la police et/ou à la justice toutes les informations pertinentes et, si nécessaire, prendra les mesures adéquates à l’encontre de l’Utilisateur et/ou du Client.

Article 3 – Conditions financières

3.1. Tous les Produits achetés seront portés en compte et facturés selon les dispositions de l’Offre.
Tous les Produits achetés par l’Utilisateur qui ne sont pas repris sur le contrat ne seront pas de la responsabilité de Gilops Group mais bien de l’Utilisateur.

3.2. Gilops Group se réserve le droit d’appliquer ou de refuser, à tout moment, les Réductions, suppléments, taxes, primes ou frais supplémentaires. Le(s) Client(s) et/ou les Utilisateur(s) est/sont conscients que la ristourne peut-être fixe et que le prix facturé peut être supérieur au prix affiché à la Station-Service, voir conditions sur le Contrat.

3.3. Lors de l’émission de la Carte, Gilops Group peut facturer des frais, tels que des frais de gestion ou administratifs au Client. Si tel est le cas, cela est mentionné dans l’Offre et/ou sur le Contrat.
Lorsque la Carte EV (charges électriques) est activée, un abonnement de 2,00€/mois sera facturé ainsi que 0,35€ de frais par connexion.

3.4. En cas de vol, de perte, même en cas d’oubli du Code PIN de la Carte, pour couvrir les frais de remplacement et d’envoi, un forfait de 20€  sera facturé. Ces frais seront portés en compte sur une facture séparée.

3.5. Le Client accepte de payer toutes les factures, envoyées bi-mensuellement, par domiciliation. Lorsqu’un solde insuffisant sur le compte du Client empêche la domiciliation de passer, des frais administratifs de 10 € hors TVA seront facturés et seront portés en compte sur une facture séparée.

3.6. Une fois par an, et pour la première fois à partir du 1er janvier suivant la date du Contrat, Gilops Group pourra modifier les frais mentionnés aux points 3.3, 3.4, 3.5 et 7.1.
L’indice de référence est l’indice de santé du mois précédant la signature du Contrat signé entre Gilops Group et le Client.

Article 4 – Facturation et mode de paiement de la Carte

4.1. Gilops Group facture deux fois par mois les dépenses liées à la ou les Carte(s). Gilops Group doit recevoir le paiement de toutes les factures au plus tard 10 jours après la date de facturation. Sur la facture, Gilops Group mentionne, au moins par Utilisateur ou numéro de Carte, la date et l’heure de la transaction, la Station, le Produit, la quantité, le prix unitaire et le prix total.

4.2. Pour tout Client assujetti à la TVA, les factures seront envoyées via PEPPOL, pour les autres Clients, les factures seront envoyées uniquement par mail. 
Si une facture ne parvient pas au Client, le Client doit en avertir Gilops Group. Tous les montants impayés par le Client à Gilops Group restent dûs. Afin d’éviter toute forme de doute ou de discussion, le Client est tenu d’informer Gilops Group de toute modification de ses données administratives et des coordonnées du Gestionnaire, et plus particulièrement l’adresse mail sur laquelle les factures doivent être envoyées.

4.3. Toutes plaintes relatives à la facture doivent se faire dans les 10 jours de l’envoi. Passé ce délai, Gilops Group considère la facture comme acceptée.

4.4. Toutes les factures font l’objet d’un prélèvement par domiciliation bancaire. Le Client déclare être titulaire d’un compte bancaire autorisant les prélèvements automatiques et accorde à Gilops Group un mandat de prélèvement automatique en ce qui concerne le présent Contrat.

4.5. En cas de domiciliation refusée, de retards de paiement et/ou si le montant de la caution est insuffisant, Gilops Group a le droit de suspendre l’utilisation de la ou des Carte(s) du Client (et dès lors, de ses Utilisateurs), sans notification préalable.
En outre, en cas de domiciliation refusée à plusieurs reprises, de retards de paiement persistants, Gilops Group se réserve le droit de mettre fin immédiatement au Contrat ou d’annuler la ou les Carte(s) (définitivement) et ce, sans aucune indemnisation.
Lorsqu’une facture n’est pas payée dans son intégralité à l’échéance et après le 1er rappel envoyé par mail, Gilops Group se réserve le droit de majorer ce montant des intérêts calculés au taux de 1% par mois, plus des frais de retard forfaitaires s’élevant à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 70,00 €.
Le cas échéant, Gilops Group rembourse la caution au Client au terme du Contrat, après en avoir déduit le solde restant dû à Gilops Group. Gilops Group conserve la caution dans son intégralité, si son montant est inférieur au solde restant dû. Dans ce cas, le Client est redevable du montant restant à Gilops Group.

Article 5 – Durée

Le Contrat entre en vigueur à la date de sa signature par les Parties et est conclu pour une durée indéterminée. Gilops Group peut mettre fin au contrat pour quelque raison que ce soit et sans se justifier. Le Client peut résilier son contrat à tout moment, la résiliation ne prendra effet qu’après la clôture de la facturation suivante, soit le 15 du mois ou à la fin du mois qui suit sa demande.

Article 6 – Résiliation

6.1. Dissolution du Contrat :
Le Contrat peut être dissous si l’une des Parties ne respecte pas ses obligations contractuelles et si elle ne remédie pas à la situation dans un délai de trente (30) jours après en avoir été notifiée par écrit par l’autre Partie.

6.2. Clause résolutoire expresse :
En cas de faillite ou de dissolution de l’une des Parties, le Contrat sera dissous de plein droit. La demande ou le lancement d’une procédure de réorganisation judiciaire ne met pas fin aux Contrats en cours ni à leurs modalités d’exécution. Le manquement contractuel dans le chef du débiteur avant l’octroi d’un délai de paiement ne peut constituer un motif de résiliation du Contrat par le créancier, si le débiteur remédie à son manquement, dans un délai de quinze jours suivant sa mise en demeure par le créancier après l’octroi du délai de paiement, en s’y conformant.

6.3. Résiliation de la ou des Cartes d’un Utilisateur :
La résiliation des Cartes d’un Utilisateur s’effectue en contactant le service clientèle de Gilops Group. La résiliation sera considérée comme définitive uniquement dès réception d’une confirmation par mail.

Article 7 – Obligations du Client

7.1. Respect des conditions d’utilisation de la ou des Cartes :
L’utilisation d’une Carte octroyée par Gilops Group à un Client est assimilée à l’acceptation de ses conditions générales.
Le Client s’engage à respecter les conditions d’utilisation propres aux Cartes et à les faire respecter par leurs Utilisateurs.
L’Utilisateur peut uniquement utiliser la Carte conformément aux dispositions du Contrat. Il peut uniquement l’utiliser pour acheter des Produits dans les Stations du Réseau où les Cartes carburant UMY sont acceptées. La simple possession de la Carte ne permet pas à l’Utilisateur d’acheter le Produit.
• L’Utilisateur conserve la Carte dans un endroit sûr et ne garde pas le Code PIN avec la Carte.
• La Carte reste la propriété de Gilops Group. Cette dernière a, à tout moment, le droit de réclamer la Carte pour la remplacer ou pour toute autre raison. En cas d’annulation ou de résiliation du Contrat, le Client doit faire bloquer toutes les Cartes octroyées par Gilops Group et les restituer à Gilops Group dans un délai de 7 jours, par courrier recommandé. Un forfait de 10€ par carte sera facturé pour toute Carte non restituée.
• Après l’achat d’un Produit, l’Utilisateur peut recevoir un reçu via la borne de payement. Il appartient au Client de collecter ces reçus en vue du contrôle des factures par le Gestionnaire.
• Il appartient au Client d’obliger l’Utilisateur à indiquer l’identification du véhicule ou de l’Utilisateur, par une éventuelle référence, lors de l’achat d’un Produit. Cette identification est purement informative : les Cartes n’accordent aucune sécurité supplémentaire. Si l’achat d’un Produit est effectué à l’aide d’une Carte et concerne un véhicule différent de celui identifié par la carte (et la facture), le Client reste
redevable du montant de l’achat à Gilops Group.
• La Carte est munie d’une bande magnétique et d’une puce RFID. Les terminaux de paiement peuvent servir à la lecture de la Carte. Pour la Carte équipée d’une puce RFID, il suffit de la passer devant le terminal de la borne de recharge EV, d’un mouvement latéral fluide, dans les Stations concernées.
• Les Produits achetés à l’aide d’une Carte octroyée par Gilops Group au Client et/ou à l’Utilisateur ne peuvent être utilisés à des fins autres que l’approvisionnement en carburant ou en éléctricité. En outre, ces Produits ne peuvent être revendus ou mis à la disposition de tiers.
• Gilops Group ne peut, à aucun moment, être tenue pour responsable de la mauvaise utilisation des carburants par le Client et/ou l’Utilisateur allant à l’encontre de la réglementation actuelle relative à l’utilisation du diesel professionnel et de toute autres taxes sur les Produits énergétiques.

7.2. Codes PIN :
Gilops Group associe un Code PIN, composé de 4 chiffres, à chaque Carte. Le Code PIN peut uniquement être utilisé sur les terminaux des Stations appartenant au Réseau. Le Client considère ces Codes PIN comme des informations confidentielles. Si une personne non autorisée entre en possession du Code PIN, le Client doit immédiatement bloquer la Carte en contactant Gilops Group pendant les heures de bureau ou via la plateforme mise à sa disposition.
Le client peut modifier le Code PIN de la carte via la plateforme mise à sa disposition.

7.3. Désignation d’un Gestionnaire :
le Client désigne un Gestionnaire, qui est la personne de contact de Gilops Group. Le Client délègue au Gestionnaire l’entière responsabilité en ce qui concerne le choix des Cartes à commander, y compris l’acceptation des conditions générales d’utilisation. Le Client accepte que le Gestionnaire désigné puisse, à son tour, ajouter des Gestionnaires supplémentaires ayant les mêmes compétences.

7.4. Étendue des services relatifs à la Carte :
Le Client s’engage à expliquer aux Utilisateurs quelle est l’étendue des Produits pouvant être payés à l’aide de la Carte. Le Client ne peut invoquer le non-respect de ses instructions par les Utilisateurs à l’égard de Gilops Group. Gilops Group ne peut garantir que la Carte ne permettra pas, exceptionnellement, à un Utilisateur d’effectuer un paiement en dehors du périmètre d’utilisation convenu. Le cas échéant, le Client s’engage à en informer immédiatement Gilops Group et à supporter tous les frais liés aux transactions portées en compte, sans préjudice de ses droits à l’égard de l’Utilisateur.

Article 8 – Données à caractère personnel

Par la signature du Contrat, le Client déclare que les Utilisateurs et/ou les personnes de contact ont accepté le traitement des données à caractère personnel effectué en application du Contrat. Les données à caractère personnel seront conservées et traitées par Gilops Group dans son siège d’exploitation établi rue du Dossay 2 à 4020 Wandre ou à tout autre endroit en Belgique, qu’elle se réserve le droit de déterminer ultérieurement.
Ces données à caractère personnel permettent à Gilops Group de répondre aux questions et commandes, d’améliorer ses services et de
les adapter aux besoins de ses Clients, à l’aide de bulletins d’information ou de promotions. Gilops Group peut utiliser ces données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Gilops Group peut communiquer ces données à toute personne physique ou morale agissant en qualité de sous-traitant de Gilops Group, dans le cadre de la mission qui lui a été confiée pour l’exécution du Contrat. Ce sous-traitant a uniquement le droit d’utiliser ces données dans le cadre strict de la mission qui lui a été confiée. Notre politique de protection de la vie privée est décrite sur le site Internet https://gilopsgroup.be/vie-privee/ et doit être acceptée par le Client lors de la demande, lors de la signature du Contrat et/ou lors de la commande de la Carte.
Les données à caractère personnel peuvent être transmises aux autorités compétentes en cas de procédure judiciaire et/ou administrative.
Conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, le personnel de l’employeur et les personnes de contact désignées par ce dernier peuvent, à tout moment et sans frais, s’opposer au traitement de leurs données à des fins de marketing direct. En outre, ils ont le droit de faire corriger ou supprimer. À cet effet, il leur suffit d’envoyer une mail à card@gilopsgroup.com et d’introduire une demande ou d’envoyer un courrier ordinaire accompagné d’une copie du document d’identité à Gilops Group, rue du Dossay 2 à 4020 Wandre.

Article 9 – Confidentialité

Chaque Partie s’engage, en ce qui concerne les informations de l’autre Partie dont elle peut prendre connaissance dans le cadre des négociations et/ou de l’exécution du Contrat, lorsque ces informations revêtent un caractère sensible, notamment sur le plan financier, déontologique, économique, technique où commercial ou lorsqu’elles sont déclarées comme telles par l’autre Partie (ci-après dénommées « Informations confidentielles »), à en préserver le caractère confidentiel et à ne les divulguer à personne, sauf aux fins strictement nécessaires pour la bonne exécution du Contrat, ne pas les exploiter ou les faire exploiter par un tiers sous son autorité, directement ou indirectement, à toute autre fin que la bonne exécution du Contrat.
L’expression « Informations confidentielles » ne couvre toutefois pas les informations qui sont déjà connues par une Partie au moment de leur diffusion sans devoir de confidentialité, auquel cas elle doit en apporter la preuve ;
• appartiennent au domaine public ;
• ont été obtenues auprès d’un tiers de façon légitime ;
• ont été développées de manière indépendante par l’une des Parties ;
• ont été diffusées en vertu d’une disposition législative ou réglementaire. Cette obligation reste en vigueur cinq ans après la fin du Contrat, quelle qu’en soit la raison.

Article 10 – Responsabilité

L’utilisation de la Carte et/ou des Produits achetés par le Client et les Utilisateurs relève de leur propre responsabilité. En ce qui concerne la responsabilité, Gilops Group est considérée comme un tiers dans la relation entre le Client et les Stations ou marques appartenant au Réseau. Gilops Group n’est pas responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, susceptibles d’être causés au Client ou aux Utilisateurs à la suite de l’utilisation des Produits.
Le Client reste seul responsable, tant du point de vue social que fiscal, en ce qui concerne les données transmises à Gilops Group et les limites associées à la Carte mise à disposition des différents Utilisateurs.

Article 11 – Divers

11.1. Intégralité :
Le Contrat comprend l’accord intégral convenu entre les Parties et remplace toute déclaration orale ou écrite précédente et relative.

11.2. Tolérance :
Le fait qu’une des Parties n’invoque pas un manquement de l’autre Partie à l’égard d’une des obligations du présent Contrat ne peut pas
être interprété par la suite comme une renonciation à ladite obligation.

11.3. Nullité partielle  :                                                                                                                                                      Si une ou plusieurs dispositions du présent Contrat sont considérées comme invalides ou sont déclarées comme telles en vertu de l’application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres dispositions conserveront intégralement leur force et leur portée, étant entendu que les Parties peuvent convenir, de commun accord, de remplacer la ou les dispositions invalides.

11.4. Force majeure :
Aucune des Parties ne manquera à ses obligations contractuelles, dans la mesure où le non-respect de ces obligations découle d’un cas de force majeure tel que défini par les tribunaux. Dans tous les cas, les grèves du personnel de chaque Partie n’exonèrent pas les Parties de leur responsabilité en cas de retard ou d’empêchement dans l’exécution du Contrat. En outre, la force majeure libère la Partie qui l’invoque de ses obligations contractuelles uniquement dans la mesure et aussi longtemps que cette Partie est empêchée d’exécuter le Contrat. La Partie concernée par la force majeure en informera immédiatement l’autre Partie, par tous les moyens, et le confirmera au moyen d’un courrier recommandé avec accusé de réception et de toutes les pièces justificatives utiles. La Partie qui invoque un cas de force majeure mettra tout en œuvre pour limiter autant que possible les conséquences préjudiciables découlant de cette situation (chaque Partie supportera toutefois tous les frais encourus en raison du cas de force majeure). Si l’événement qui cause la force majeure dure plus de trente (30) jours consécutifs, les Parties engageront des discussions afin de prendre les mesures adéquates, en tenant compte des circonstances. Si elles ne parviennent pas à un accord, la Partie à laquelle le cas de force majeure est opposé peut résilier le Contrat immédiatement et de plein droit, en tout ou en partie, sans indemnité. La modifications du présent Contrat peut compléter ou modifier à tout moment les dispositions du présent règlement. Nous préviendrons votre entreprise au moins 2 mois à l’avance par mail ou lettre.
Gilops Group ne doit pas respecter ce délai de 2 mois dans le cas d’un changement inattendu et substantiel des facteurs environnementaux (par ex. La situation du marché du secteur pétrolier en raison des mesures fiscales) est considérée comme un cas de force majeure. Dans ce cas, la société a le droit de faire, soit une modification des Ristournes octroyées sur le Contrat avec effet immédiat, soit arrêter gratuitement et sans indemnité toutes les Cartes carburant Gilops Group et sans aucune forme de remboursement de sa part.
Les modifications et ajouts seront contraignants pour la société si elle continue d’utiliser ou permet à ses titulaires de Carte de continuer à utiliser la (les) carte(s) carburant.

11.5. Domiciliation :
Les Parties élisent domicile aux adresses mentionnées dans l’en-tête du Contrat. La Partie qui déménage doit en informer l’autre Partie dans un délai raisonnable, au plus tard trois (3) mois avant la date d’effet du changement d’adresse pour qu’elle puisse prendre toutes les mesures nécessaires.

Article 12 – Acceptation des conditions générales

Après la première utilisation d’une Carte carburant attribuée, ces conditions générales sont considérées comme avoir été lues, approuvées et acceptées aussi bien par le Client, le Gestionnaire ainsi que l’Utilisateur des Cartes UMY.

Article 13 – Tribunaux

Les Tribunaux de l’arrondissement judiciaire du siège social de Gilops Group sont les seuls compétents pour résoudre les litiges.